So senken Sie Ihre Einkaufskosten

Viele Unternehmen führten in ihrem Einkauf „knallharte“ Kostensenkungs-Programme durch – unter anderem bedingt durch die Finanzkrise. Deshalb erscheinen die Einsparpotenziale im Einkauf oft ausgereizt. Dies sind sie aber nicht – zumindest dann nicht, wenn sich die Unternehmen mit ihren Lieferanten auf die Suche nach weiteren Einsparpotenzialen begeben und mit ihnen eine partnerschaftliche Kostenoptimierung (PKO) anstreben. 10 Tipps, wie Sie dabei vorgehen sollten, kommen von der auf Einkaufsmanagement spezialisierten Höveler Holzmann Consulting GmbH.

Tipp 1: Motivieren Sie sich, Ihre Mitarbeiter und Lieferanten.
Überlegen Sie sich mit Experten (in Ihrer Organisation), bevor Sie Ihre Lieferanten kontaktieren, erste Wege, wie sie gemeinsam eventuell die Kosten im Einkauf senken und Einsparungen erzielen könnten. Die (konkrete) Aussicht, gemeinsam die Kosten zu senken und die realisierten Einsparungen zu teilen, sollte außer Ihrer Mannschaft auch Ihre Lieferanten motivieren, nach weiteren Einsparmöglichkeiten zu suchen.

Tipp 2: Verpflichten alle Beteiligten darauf, gemeinsam die Kosten zu optimieren.
Dazu reicht kein Telefonat und keine Zusage zwischen Tür und Angel. Schließen Sie mit Ihren Lieferanten eine schriftliche Übereinkunft – möglichst in Anschluss an einen ersten gemeinsamen Workshop, in dem sie die „Hebel“, sprich Wege, zum Realisieren von Einsparungen definiert und die möglichen Einsparpotenziale zumindest schätzungsweise quantifiziert haben.

Tipp 3: Arbeiten Sie interdisziplinär.
Wer schon viele Kosten eingespart hat, muss scharf nach- und querdenken, um weitere Einsparpotenziale zu finden. Am besten gelingt dies unternehmensübergreifend und cross-funktional zusammengesetzten Teams. In ihnen kommen erfahrungsgemäß die unterschiedlichen Aspekte entlang der Supply Chain zur Sprache und auch die „heißen Eisen“ werden thematisiert.

Tipp 4: Halten Sie als Beschaffer das PKO-Team beisammen.
Sorgen Sie dafür, dass alle Mitglieder des Teams, seien sie nun aus den Bereichen F&E, Produktion oder Logistik, durchgängig bei der Sache bleiben – also zum Beispiel das Thema „Einsparungen im Einkauf“ regelmäßig auf der Agenda der Meetings steht und die Teammitglieder nicht zu häufig wechseln. Das schafft die erforderliche Kontinuität und ermöglicht ein wirkliches Durchdenken der Einsparpotenziale.

Tipp 5: Gewinnen Sie Sponsoren für jeden beteiligten Funktionsbereich. Die Sponsoren sollten aus der Vorstands- oder Bereichsleiterebene stammen, und die PKO-Teams sollen regelmäßig an sie berichten. Die Sponsoren haben unter anderem die Funktion, die erforderlichen (Grundsatz-)Entscheidungen zu treffen und mögliche Interessenkonflikte (zwischen Personen und Bereichen), die sich beispielsweise aus der Neustrukturierung des Einkaufs ergeben, zu schlichten.

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