CR vom 03.12.2012, Heft 12 , Seite 44

Netzwerke fürs E-Invoicing

Schlösser, Michael

Eine grundsätzlich höhere Akzeptanz für E-Invoicing, eine klare Rechtssicherheit bei der Versteuerung und verbesserte Connectivity-Lösungen: Die Zahl von Unternehmen, die elektronische Rechnungen versenden, ist 2012 im Vergleich zum Vorjahr von 59 auf 73 Prozent gestiegen. Das ist eines der Ergebnisse der im Herbst veröffentlichten "2012 Global E-Invoicing Study", bei der das Ifo-Institut für Wirtschaftsforschung und der Purchase-to-Pay-Lösungsanbieter Basware über 900 Unternehmen in Europa befragt haben. "E-Invoicing verbreitet sich zusehends, viele Firmen verlassen sich jedoch noch auf manuelle Prozesse", sagte Basware-CEO Esa Tihilä bei der Vorstellung der Studie. "Bis 2014, spätestens 2015 werden moderne und vollautomatisierte Systeme weitgehend Standard sein."
Die erste Stufe in der Entwicklung haben viele Unternehmen längst hinter sich. Weg vom Ausdrucken, Falten, Kuvertieren und Verschicken hin zur elektronischen Rechnungsstellung. Nun geht es an das "E-Invoicing 2.0". Die Kernfrage lautet dabei: Wie können sich Rechnungssteller und Rechnungsempfänger so vernetzen, damit die Prozesse möglichst effizient ablaufen? Die Basis sei eine enge Abstimmung mit dem Empfänger, rät Thomas Ebert, Director Business Unit SAP &Web Applications bei der Seeburger AG, einem Spezialisten für die Integration von Geschäftsprozessen. Vor allem rechtlich sind die Beteiligten seit diesem Jahr auf der sicheren Seite. "Durch das Steuervereinfachungsgesetz ist eine elektronische Rechnung einer schriftlichen Rechnung gleichgesetzt", erklärt Ebert. "Bis dahin mussten Rechnungen mit einer Signatur versendet werden und das hat das Thema verkompliziert." Für Unternehmen war diese rechtliche Unsicherheit eine große Hürde bei der Implementierung von E-Invoicing-Lösungen.
Nun ist der Weg für die Masseneinführung der elektronischen Rechnungsstellung frei, so Ebert. Seeburger bietet SAP-Nutzern eine kostenlose Einstiegslösung an. Beim "smart-eInvoice" erfolgt der Rechnungsaustausch per E-Mail. Die E-Mail enthält die Rechnung als PDF-Dokument und als XML-Datei. Mit der XML-Datei können die Inhalte automatisch eingelesen werden. Das spart Zeit und verringert Fehler bei der manuellen Erfassung. Die Rechnungsdaten werden direkt im SAP-System weiterverarbeitet sowie automatisch digital archiviert. "Unternehmen erzielen dabei hohe Einsparpotenziale und erfüllen Compliance-Vorgaben - ohne Abstriche an der Benutzerfreundlichkeit", erklärt Ebert.
Diesen elektronischen Workflow einzurichten, war und ist für viele Unternehmen noch eine Hürde, weiß Markus Laube, Geschäftsführer von crossinx, einem Full-Service-Anbieter für den Austausch von elektronischen Rechnungen. "Eine noch stärkere Rolle spielen aber die organisatorischen Veränderungen, da in diesem Prozess die verschiedensten Bereiche wie Finanzen, Einkauf, IT involviert sind", so Laube, der zudem Vorstandsmitglied beim Verband elektronische Rechnung (VeR) ist. Aber nachdem in den ersten Jahren vorrangig multinationale Unternehmen diese Prozesse eingeführt haben, seien inzwischen auch viele mittelständische Unternehmen dabei, auf elektronische Rechnungen zu setzen.
"Bei crossinx unterstützen wir die Entscheidung dadurch, dass wir alle steuerrechtlichen Möglichkeiten abdecken, Services für kleine und große Unternehmen anbieten, aktives telefonisches Onboarding bei den Lieferanten durchführen und Hybrid-Lösungen anbieten, mit denen wir sowohl die elektronischen als auch die Papierrechnungen verarbeiten", so Laube. Funktionalitäten, mit denen Rechnungssteller und -empfänger direkt in Kontakt treten können, sind mittlerweile fester Bestandteil solcher Lösungen.
Der Trend zu Software-as-a-Service, Outsourcing und Cloud-Lösungen sei dabei sehr ausgeprägt. "Durch die steuerrechtliche, prozessuale und technische Komplexität vertrauen die meisten Unternehmen inzwischen auf Dienstleister", sagt Laube. Bedingt durch das Steuervereinfachungsgesetz gebe es aber auch einen kleinen Trend, die Abwicklung selber zu übernehmen. Auf eine webbasierte Lösung setzt beispielsweise die FastBill GmbH mit ihrer gleichnamigen Software. "Alle Aufgaben werden über den Internetbrowser und auf Knopfdruck erledigt", erklärt Geschäftsführer Christian Häfner. Zielgruppe von FastBill sind speziell KMU. "Denn erst durch das Miet-Modell sind Anbieter - wie auch FastBill - in der Lage, die Kosten für eine professionelle Software und eine hochsichere Infrastruktur auf sehr viele Nutzer zu verteilen und so zu sehr günstigen Konditionen für den Einzelnen anzubieten", so Häfner. Auch die Kunden der FastBill-Nutzer profitieren von der Technologie, selbst wenn diese keinen eigenen Account besitzen. Empfängt ein Kunde eine Rechnung über FastBill, kann dieser Informationen wie den Zahlungsstatus oder die Rechnungshistorie online verfolgen. Neben den Einnahmen und Rechnungen lassen sich zum Beispiel auch Geschäftsunterlagen elektronisch und mobil archivieren. Webbasierte Lösungen wie FastBill ermöglichen natürlich eine hohe Mobilität. Rechnungen lassen sich auch während einer Reise per Post verschicken oder Belege gleich unterwegs erfassen und für die Buchhaltung archivieren, auch ohne im Büro zu sein.
Michael Schlösserw

Link-Service
Weitere Informationen und Studien zum Thema bekommen Sie über unseren Link-Service. Schreiben Sie eine E-Mail an creditreform-service@fachverlag.de mit dem Betreff "E-Invoicing".

SERVICES + BLOGS + SHOP

Umfrage

Creditreform - Leserumfrage

Partner

Aktuelles

Geschäftsführer-Vergütung 2014: Fragebogen ausfüllen und wertvolle Argumente gegenüber dem Finanzamt gewinnen! Mehr ...

Newsletter

Steuerrechner

Gewerbesteuer, Umsatzsteuer, Arbeitnehmer-Rabatte? Testen Sie unsere praktischen Steuerrechner für Unternehmer und Mitarbeiter. Mehr...

Creditreform-Archiv

Alle Print-Artikel der Creditreform

Solution Forum