CR vom 03.12.2012, Heft 12 , Seite 45

"Deutlich effizientere Prozesse"

Gibt es einen Richtwert, ab wann sich E-Invoicing-Plattformen auch für KMU mit ihren Kunden und Zulieferern lohnen?
Pactas hat zahlende Kunden, die nur fünf Rechnungen im Monat schreiben, aber den Komfort einer solchen Plattform schätzen - zum Beispiel für das Konfliktmanagement. So kann der Empfänger im Fall einer Zurückweisung oder bei Unklarheiten direkt eine Begründung oder offene Fragen zu einer Rechnung vermerken und diese in Sekundenschnelle zurücksenden. Missverständnissen lässt sich dadurch vorbeugen und die Rechnungsprozesse werden deutlich beschleunigt. Der Wert der Plattform steigt mit zunehmender Anzahl der Rechnungen und mit der Komplexität der Rechnungserstellung bzw. der Rechnungsprüfung. Wenn zum Beispiel jeder Kunde unterschiedliche Preise, Rabatte, Freikontingente und Abrechnungsmodi hat, kann es sein, dass der Buchhalter auch bei nur 50 Rechnungen ein bis zwei Tage für den Rechnungslauf benötigt.
Die Umsetzung im eigenen Unternehmen ist die eine Seite. Doch wie überzeuge ich meine Kunden und Zulieferer? Haben sie einen ebenso großen Nutzen?
Wenn die Gegenseite weiter papierbasiert arbeiten möchte, so liefert Pactas die Rechnungen auch papierbasiert aus. Wenn die Buchhaltung - wie beispielsweise im öffentlichen Sektor - die Direktive hat, Rechnungen nur papierbasiert zu empfangen, dann müssen wir eben warten, bis auch der öffentliche Sektor aufwacht. Denn grundsätzlich profitieren auch die Rechnungsempfänger von deutlich effizienteren Prozessen: Üblicherweise erhält die papierbasierte Rechnung zuerst einen Eingangsstempel, muss inhouse verschickt werden und geht dann zurück an die Buchhaltung. Mit Einsatz einer E-Invoicing-Plattform werden Mitarbeiter automatisch per E-Mail benachrichtigt, dass eine Rechnung auf der Plattform vorliegt und können diese sofort lesen, freigeben oder kommentieren.
Hat die Implementierung einer E-Invoicing-Plattform große Auswirkungen auf bestehende Workflows im Unternehmen?
Eine gute Workflow-Plattform kann jeden bestehenden Prozess unterstützen. Die Prozesskosten pro Rechnung können aber sehr hoch sein. Deshalb sollte man die bestehenden Prozesse und Workflows einer kritischen Prüfung unterziehen und Optimierungspotenziale auch nutzen. Die größte Wirkung entfaltet E-Invoicing, wenn es für beide Seiten, für Sender und Empfänger, ein echtes Straight-through-Processing ermöglicht, indem sämtliche Prozesse ohne Medienbruch verlaufen.
Die Fragen stellte Michael Schlösser

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