Startseite Channels Branchenwissen & Märkte 2010 6 Tapetenwechsel gewünscht?

Tapetenwechsel gewünscht?

Für Büroarbeiter, aber auch für Projektteams und Geschäftsreisende halten Büro-Dienstleister die passenden Mietpakete bereit.

Auf Geschäftsreise geht Franz Baumhofer eher selten - und dennoch verändert er immer mal wieder seinen Arbeitsplatz. Denn um der Isolation im Home Office zu entfliehen, hat sich der Technische Redakteur und Übersetzer beim Büroservicedienstleister Wetzel in Stuttgart-West eingemietet. Doch es ist kein gewöhnliches Mietverhältnis: Gemietet wird nur der Schreibtisch, die Mietdauer variiert von einem Tag bis hin zu sechs Wochen, mal am Stück, mal mit Unterbrechungen, ganz wie Baumhofer zumute ist. Denn der Umgebungswechsel und der Austausch mit den anderen Mietern sollen ihm vor allem kreativ auf die Sprünge helfen. "Kreative Reibfläche", nennt er das: "Das Gespräch mit den anderen Büromietern bringt mir neue Ideen und Sichtweisen." Anschließend zieht sich Franz Baumhofer aber auch gern wieder wochenlang in der Ruhe seines Heimbüros zurück. Auf die Idee, hin und wieder an einen externen Schreibtisch mit branchenfremden Kollegen drum herum zu arbeiten, brachte ihn eine Veröffentlichung über Coworking in der "Stuttgarter Zeitung". Diese neue, aus den USA stammende Form der "gemeinschaftlichen Büroorganisation" eigne sich hauptsächlich für Selbstständige, stand dort, für Existenzgründer bis Freiberufler sowie für Heimarbeiter "mit temporärem Drang" zu Face-to-Face-Kontakten. Über 60 solcher Zentren soll es hierzulande schon geben, vor allem in den Ballungsräumen Hamburg, Berlin, Köln, München und Stuttgart. Doch einer Zusammenkunft in der Schwabenmetropole schloss sich der Technische Redakteur nach eingehender Prüfung nicht an. Er wollte keine Lösung, für die er am Monatsende selbst bei Nichtinanspruchnahme eines externen Schreibtisches zahlen sollte. Darüber hinaus wollte er selbst neben seinem Heimbüro kein zweites Domizil einrichten. Seine Intention war und ist, ein komplett ausgestattetes, modernes Büro nur gelegentlich zu nutzen und lediglich für die tatsächliche Nutzungszeit zu bezahlen.
"Dieser Wunsch ist nicht aus der Reihe", bestätigt Bernhilde Luft, Vorsitzende des Bundesverbands Business Center in Hamburg. Er sei genauso Teil der mobilen Arbeitswelt wie ein Handy oder ein Notebook. Die Bürodienstleister hätten sich hierauf eingestellt. "Unsere Mitgliedsfirmen bieten heute über 20 unterschiedliche Lösungen, die sich kundenspezifisch anpassen lassen", erklärt die Verbandsfrau. Die Angebote wären in drei Säulen zu unterteilen: kurzzeitige Büronutzer wie gelegentliche Tapetenwechsler à la Franz Baumhofer, Geschäftsreisende, damit sie an ihren Zielorten besser agieren können sowie Unternehmen, die etwa ein Projektteam für eine definierte Zeit räumlich auslagern wollten. "Tagebüros gibt es bei uns stunden- oder tageweise zu buchen", sagt auch Holger Johnson, Vorstand bei ebuero in Berlin. Stundenweise sei gerade von Geschäftsreisenden gefragt. Die Spanne der Dauer-Kunden hingegen reiche von Existenzgründern bis hin zu kleinen und mittelständischen Unternehmen. Outgesourcte Bürotätigkeiten, etwa der externe Telefon- und Sekretariatsservice, stellen die dritte Säule dar.
Wer kurzfristig und dauerhaft mietet, bestellt neben der Büroraumausstattung meist den Telefonservice gleich mit: Anrufe werden dann unter Nennung des Kundennamens angenommen und weitergleitet. Zeitlich länger orientierte Firmen gebrauchen die Adresse des Büroservices in aller Regel auch als ihre Geschäftsadresse - Speziell dann, wenn die Office-Servicefirma ihr Domizil in einer prestigeträchtigen Gegend hat und über repräsentative Räume und Einrichtungen verfügt. Dazu kommt der Fullservice: Je nach bestelltem Leistungsbaustein wird die tägliche Post gleich mit erledigt, es werden Telefonate nachgefasst, Termine vereinbart, Schreibarbeiten erledigt und Mailings abgeschickt.
"Sorglosvereinbarung" nennt Experte Johnson das: Der Auftraggeber braucht sich um nichts zu kümmern. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt drei Monate. Noch einige Leistungen mehr bietet laut Gregor Schröder, Inhaber von Top Büro in Paderborn, das Büromanagement, das sogar Buchhaltung und Inkassowesen umfasse.
Virtuelle Sekretärin
Wie Jutta Könen, Inhaberin von ofitel in Korschenbroich, beobachtet hat, nutzen mobile Büroarbeiter die Leistung "virtuelles Büro". Darunter versteht die gelernte Fremdsprachenkorrespondentin eine Mischung aus Telefon- und Sekretariatsleistungen sowie Büromanagement. "Egal wo der Auftraggeber gerade selbst arbeitet, er ist für seine Anrufer über die externe, virtuelle Sekretärin erreichbar", so die 43-Jährige. "Der Anrufer erkennt nicht, dass er es mit einer externen Sekretärin zu tun hat." Und sollte der Angerufene doch verhindert sein, Telefonate entgegenzunehmen, erhält er per Fax, E-Mail oder SMS eine Benachrichtigung. Dienstleisterin Könen arbeitet ihren Kunden darüber hinaus auch in punkto Management zu. Sie erledigt Aufgaben wie Terminmanagement (Organisation von Terminen, Reisen und Events), Korrespondenz (Bearbeitung und Weiterleitung von E-Mails und Faxen), Diktate (Aufnahme, Bearbeitung und Versand von Diktattexten), Textmanagement (Erstellung und Korrekturlesen von Texten für zum Beispiel Werbemittel und Mailingaktionen), Websites (Erstellung und Optimierung der Internetseite und von Internettexten), Telefonmarketing (Durchführung von Marketingaktionen und Recalls beispielsweise in Sachen Neukundengewinnung und Kundenpflege), Recherchen (Umfragen und Internetauswertungen), Hotlines (Kundenberatung und Auftragsannahme). "Auch wenn ein Kunde unterwegs oder in Besprechungen ist oder einfach nicht gestört werden will, seine Anrufer werden am Telefon optimal bedient, eine positive Außenwirkung ist garantiert, der Organisations- und Kommunikationsaufwand wird reduziert", preist Könen die Vorzüge des virtuellen Büros an.
Tessa Kiefer

Leser-Service

Eine Übersicht über sämtliche Tarife der genannten Dienstleister - und was sie sonst noch bieten - schicken wir Ihnen gern per E-Mail zu (creditreformservice@fachverlag.de, Betreff: Büro). Oder besuchen Sie unser Download-Center unter www.creditreform-magazin.de

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